La présente charte de protection des données à caractère personnel a pour objet de décrire les conditions dans lesquelles Osmose traite vos données à caractère personnel et les engagements pris à cet égard, dans le respect du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée.
Qui est le responsable de traitement ?
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est la société Osmose, ayant son siège social 1 rue de Stockholm 75008 Paris France, immatriculée sous le numéro 811 819 879 RCS Paris (ci-après « le cabinet »).
Quelles sont les données à caractère personnel traitées par le cabinet ?
Le cabinet traite les données à caractère personnel relatives :
- A ses clients et fournisseurs. Dans ce cadre, le cabinet est amené à traiter les données à caractère personnel relatives à leurs salariés, dirigeants ou représentants. Il appartient à nos clients et fournisseur de leur communiquer la présente information.
- Aux personnes contactant le cabinet ou formulant une demande d’information.
- Aux personnes faisant acte de candidature pour un poste ou un stage.
Les données à caractère personnel traitées par le cabinet sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
La fourniture de données à caractère personnel est parfois exigée, cette exigence pouvant avoir un caractère réglementaire ou contractuel ou conditionnant la conclusion d’un contrat. Le cabinet vous informera lorsque vous êtes tenu de fournir des données à caractère personnel. Si tel est le cas, la non-fourniture de ces données peut placer le cabinet dans l’impossibilité de respecter les obligations réglementaires, de répondre à vos demandes ou d’exécuter un contrat.
Pour quelles finalités vos données à caractère personnel sont-elles traitées et sur quelles bases juridiques ?
En fonction du contexte dans lequel les données à caractère personnel sont collectées, celles-ci font l’objet d’un traitement pour les finalités suivantes :
Gestion des relations clients et fournisseurs :exécution des mesures précontractuelles, exécution des prestations et commandes confiées, suivi de la relation contractuelle, communication.
Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat auquel les clients et fournisseurs sont parties et aux mesures précontractuelles prises à la demande de ceux-ci, aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le cabinet s’agissant des données relatives à leurs salariés, dirigeants et représentants. Le traitement peut également être nécessaire au respect d’une obligation légale auquel le cabinet est soumis (prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et lutte contre la corruption, comptabilité).
Contact/information :réponses aux demandes de contact ou demandes d’information.
Ce traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le cabinet de répondre aux demandes de contact et d’information.
Prospection :sous réserve de l’absence d’opposition, les clients ainsi que leurs salariés, dirigeants et représentants et les personnes ayant contacté le cabinet pourront recevoir des lettres d’information, contenus informationnels juridiques, invitation à des événements organisés par le cabinet.
Ce traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le cabinet de promouvoir ses activités.
Recrutement :gérer le processus de recrutement.
Ce traitement est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du candidat et aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le cabinet de recontacter le candidat ultérieurement.
Ces différents traitements peuvent également être basés sur votre consentement, lorsque vous avez, par une manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque, accepté le traitement de vos données à caractère personnel.
A qui sont destinées vos données à caractère personnel ?
Vos données à caractère personnel sont destinées aux seules personnes ayant besoin d’en connaître au sein du cabinet (en fonction : avocats, juristes, stagiaires, services administratifs) dans la stricte limite de leurs attributions.
Par ailleurs, vos données à caractère personnel pourront être accessibles/communiquées à des prestataires de services agissant en qualité de sous-traitant au sens de la règlementation applicable, auxquels le cabinet peut recourir aux fins de traitement. Le cabinet fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la règlementation applicable et garantisse la protection de vos droits. Le cabinet fait souscrire à ces sous-traitants les obligations contractuelles requises par la règlementation applicable.
Vos données à caractère personnel sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne/Espace économique européen ?
Pour son activité propre, le cabinet ne recourt qu’à des moyens de traitement situés sur le territoire de l’Union européenne/Espace économique européen et ne procède donc à aucun transfert de vos données à caractère personnel en dehors de cette zone.
Si pour les besoins d’une mission confiée par l’un de ses clients, le cabinet est amené à devoir transférer des données à caractère personnel en dehors du territoire de l’Union européenne/Espace économique européen, le cabinet s’assurera que le destinataire soit situé dans un pays dont la Commission a constaté qu’il assurait un niveau de protection adéquat, ait adhéré au Privacy Shield ou prévoira les garanties appropriées nécessaires (notamment en recourant aux clauses contractuelles types adoptées par la Commission accessibles https://www.cnil.fr/fr/les-clauses-contractuelles-types-de-la-commision-europeenne).
Pendant quelle durée vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?
Les données à caractère personnel traitées pour les besoins de la gestion des relations clients et fournisseurs sont conservées pendant la durée de notre relation contractuelle augmentée de la durée de prescription applicable (5 ans). Les données conservées à des fins comptables le sont pendant une durée de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Les données à caractère personnel traitées pour les besoins liées aux réponses aux demandes de contact ou d’information sont conservées pour une durée de 3 mois.
Les données à caractère personnel traitées pour les besoins de nos opérations de prospection sont conservées pendant une durée de 3 ans à compter du dernier contact.
Les données à caractère personnel traitées pour les besoins du recrutement sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la candidature et en cas d’issue négative pendant 2 ans à compter du dernier contact, sauf opposition de la part du candidat.
Quels sont vos droits ?
Droit d’accès :vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées par le cabinet et, lorsqu’elles le sont, d’obtenir l’accès auxdites données à caractère personnel ainsi qu’à un certain nombre d’informations.
Droit de rectification :vous avez le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui seraient inexactes, ainsi que d’obtenir que les données à caractère personnel vous concernant qui seraient incomplètes soient complétées.
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») :dans les conditions et limites prévues par la règlementation applicable, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de données à caractère personnel vous concernant.
Droit à la limitation :dans les conditions et limites prévues par la règlementation applicable, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement dont vous faites l’objet.
Droit à la portabilité :dans les conditions et limites prévues par la règlementation applicable, vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant et que vous avez fournies au cabinet, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitement.
Droit d’opposition :lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le cabinet, vous disposez, dans les limites prévues par la règlementation applicable, du droit de vous opposer à tout moment à ce traitement. Vous pouvez également vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection.
Droit de retirer votre consentement :lorsque le traitement de vos données à caractère personnel repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment.
Droit de définir des directives post mortem : vous pouvez définir et communiquer au cabinet des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.
Pour toute question relative à la présente charte ou pour exercer vos droits, vous êtes invités à contacter le cabinet en précisant votre demande, nom, prénom et adresse de messagerie électronique et en joignant une copie de votre pièce d’identité, aux coordonnées suivantes :
- par courriel : contact@osmose-legal.com
- par courrier : Osmose 1 rue de Stockholm 75008 Paris France
Si après avoir contacté le cabinet vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que les traitements que le cabinet opère ne sont pas conformes à la règlementation applicable, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy TSA 80715 75334 Paris cedex 07, Tél. +33 1 53 73 22 22.
v. 19102018